Creación de empresas por videoconferencia

Los emprendedores europeos que así lo deseen podrán crear empresas de forma segura y sin presencia física ante notario, íntegramente desde su ordenador por medio de videoconferencias.

La creación de sociedades limitadas mediante un proceso íntegramente online, "sin salir de casa" deberá ser posible en España antes de agosto de 2021. Así lo establece la Directiva 2019/1151 sobre la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de Sociedades. Esta norma es la clave para que cualquier ciudadano de la Unión pueda, por primera vez, constituir empresas a través de Internet, tanto en su país como en el resto de los 27 de la Unión.

Esta nueva Directiva, de apenas tres meses de vida, se apoya en la intervención "telemática" de los notarios para garantizar la seguridad jurídica del proceso; la identificación y verificación de la capacidad de los empresarios; el asesoramiento imparcial, y la prevención del blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y el fraude fiscal

Según cifras proporcionadas por la Comisión Europea, se estima que existen cerca de 25 millones de sociedades en la UE, de las cuales alrededor del 80 % son de responsabilidad limitada. Probablemente sea ésta, entre otras, la razón principal que ha llevado a la Unión a iniciar un proceso de revisión de sus normas para adaptarlas a la revolución digital. El objetivo de esta medida es lograr una mayor eficiencia, transparencia y seguridad jurídica mediante el uso de herramientas digitales a lo largo del ciclo de vida de las empresas.

La creación de empresas on line avanzó de forma significativa en nuestro país tras la aprobación en 2015 de la Ley del Procedimiento Administrativo Común. Recuerde que esta norma obligó a las administraciones públicas a llevar a cabo determinados trámites burocráticos a través de Internet. Sin embargo, no todo el procedimiento hoy en día es digital, sigue siendo necesaria, de forma ineludible, la presencia física del emprendedor o futuro empresario en la firma de la escritura pública ante notario.

Para adaptarse a las exigencias de la nueva Directiva, el Consejo General del Notariado (CGN) ha anunciado que habilitará la firma del documento público a través de videoconferencia con idénticas garantías que el procedimiento presencial. Según aseveran desde la fuente indicada, a pesar de ser un trámite telemático, los fedatarios deberán cumplir las mismas funciones y obligaciones: prestar asesoramiento y verificar la identidad del firmante y su capacidad jurídica.

Constitución digital

Una vez el interesado tenga los estatutos redactados, la certificación negativa de denominación social, expedida por el Registro Mercantil Central y el justificante de haber ingresado el capital mínimo requerido (3000 euros) en una cuenta a nombre de la sociedad, le llega el turno a la escritura y con ella la auténtica novedad del procedimiento.

El futuro empresario podrá ponerse en contacto con un notario de su libre elección a través de una videoconferencia, quien, al inicio de la misma, verificará su identidad comparando la imagen del socio fundador con la foto del DNI electrónico.

Durante el encuentro online el fedatario público asesorará al emprendedor y acordará con él el borrador de la escritura de constitución de la futura empresa.

En ese encuentro telemático, el notario deberá revisar la legalidad del contenido de los estatutos, la aportación de toda la documentación requerida y la ejecución del correspondiente pago bancario por el capital de la futura empresa.

Una vez leída la escritura, se procederá su firma electrónica y al envío de una copia digital de la misma al empresario en ciernes. En ese mismo momento el (o los socios) también podrán pedir que se solicite el NIF y se proceda a la liquidación de los impuestos correspondientes.

Por último, la información será transmitida por el notario al registro mercantil vía online dando así por finalizado el proceso de constitución de la compañía.

Otras novedades

Además de la constitución telemática de sociedades limitadas descrita, esta Directiva también recoge:

• El compromiso de los veintiocho a facilitar (dejándolos disponibles en la red), modelos de escrituras para los emprendedores. De esta forma, los solicitantes tendrán la posibilidad de escoger entre escrituras estándares o personalizadas.

• El principio de “solo una vez”, para que las empresas solo tengan que presentar la información una vez ante la Administración Pública. De forma que cuando, por ejemplo, quieran constituir una sucursal en otro país de la Unión Europea, se puedan utilizar la documentación que se presentó inicialmente para su constitución.

• La posibilidad, como salvaguardia para evitar el fraude, de exigir la presencia física de los futuros empresarios cuando exista sospecha de falsificación de identidad.